

เรื่อง การนำเสนอข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint
โปรแกรมนี้เน้นในเรื่องการแสดงภาพประกอบ คำอธิบาย ใช้เพื่อการนำเสนองาน (presentation) โดยทำเป็นหน้า ๆ อาจทำให้มีเสียงบรรยายประกอบด้วยก็ได้ หรือจะสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์เพื่อแจกผู้ฟังก็ได้
นอกจากการสร้างงานพรีเซนเตชันออกทางจอภาพแล้ว ยังสามารถสร้างเอกสารประกอบการบรรยาย เช่น เอกสารแจกผู้ฟัง บันทึกย่อสำหรับผู้บรรยาย เป็นต้น รวมทั้งการนำเสนองานในรูปแบบของเว็บเพจ และยังสามารถบันทึกผลงานลงในซีดีรอมเพื่อนำไปแสดงบนคอมพิวเตอร์ที่ได้ติดตั้งโปรแกรม Microsoft PowerPoint ได้ด้วย
1. การเปิดใช้โปรแกรมนําเสนอข้อมูล มีขั้นตอน ดังนี้

คลิกเลือก
จะปรากฎหน้าต่างโปรแกรมนําเสนอข้อมูล ดังภาพ

คลิกเลือก

แถบเครื่องมือโปรแกรมนำเสนอข้อมูล

หมายเลข 1 คือ เมนูบาร์ (Menu Bar) หรือแถบเมนู เป็นแถบแสดงคําสั่งต่าง ๆ
หมายเลข 2 คือ แถบเครื่องมือ (Quick Access) เป็นที่เก็บแถบเครื่องมือที่สําคัญ ๆ สําหรับเรียกคําสั่งพื้นฐานที่ต้องใช้งานบ่อย ๆ ให้เร็วขึ้น เช่น คําสั่งบันทึก (Save) ยกเลิกการทํางาน (Undo) ตรวจสอบก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นต้น
หมายเลข 3 คือ ชื่อโปรแกรมและชื่อแฟ้ม (Title bar) แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปัจจุบันที่คุณเปิดใช้งานอยู่
หมายเลข 4 คือ ริบบอน (Ribbon) เป็นที่รวบรวมคําสั่ง เครื่องมือ และวัตถุทั้งหมดที่ใช้ในการสร้างผลงานนําเสนอ
หมายเลข 5 คือ แท็บภาพนิ่ง (Slides) และเค้าร่าง (Outline) ใช้แสดงรายละเอียดที่อยู่ใน สไลด์ทั้งหมด โดยแท็บภาพนิ่ง (Slides) จะแสดงรายละเอียดเป็นรูป ส่วนแท็บ เค้าร่าง (Outline) จะแสดงรายละเอียด เป็นข้อความ
หมายเลข 6 คือ หน้าต่างการทำงาน (Slide Pane) พื้นที่ที่ใช้ทำงานแต่ละภาพนิ่ง ใช้ในการใส่รายละเอียด เนื้อหา รูปภาพประกอบ หรือไฟล์มัลติมีเดียอื่นๆ เพื่อเตรียมนำเสนอ
หมายเลข 7 คือ แถบมุมมอง (View) สำหรับแสดงมุมมองการนำเสนองาน
หมายเลข 8 คือ หน้าต่างบันทึกย่อ (Note Pane) ใช้ในการบันทึกข้อความเพิ่มเติมสำหรับแต่ละภาพนิ่ง
หมายเลข 9 คือ แถบสถานะ (Status Bar) แถบแสดงสถานะการทำงานปัจจุบันบนหน้าจอ
หมายเลข 10 คือ ปุ่มควบคุมหน้าต่างโปรแกรม (Control Button) ปุ่มคำสั่งสำหรับการจัดการกับหน้าต่างโปรแกรม
หมายเลข 11 คือ ปรับขนาดพื้นที่การทำงาน (Zoom In / Zoom Out) ปรับขนาดของพื้นที่การทำงานให้มีขนาดเล็กลงใหญ่ขึ้นหรือปรับขนาดให้เต็มพอดี
แถบคำสั่งในโปรแกรมนำเสนอข้อมูล
แถบหน้าแรก คือ แสดงคำสั่งการสร้างภาพนิ่งและการจัดสไลด์ แบ่งเป็นกลุ่มคำสั่งภาพนิ่ง กลุ่มคำสั่งแบบอักษร กลุ่มคำสั่งย่อหน้า กลุ่มคำสั่งรูปวาด และกลุ่มคำสั่งแก้ไข้เป็นเครื่องมือค้นหา และแทนที่ข้อความ

แถบแทรก คือ แสดงคำสั่งเกี่ยวกับการแทรกตาราง แทรกภาพประกอบต่างๆ แบ่งเป็นกลุ่มคำสั่งตาราง กลุ่มคำสั่งการเชื่อมโยงกลุ่มคำสั่งข้อความ และมีเดียคลิป

แถบออกแบบ คือ แสดงคำสั่งเกี่ยวกับการตั่งหน้าสไลด์ แบ่ง เป็นกลุ่มคำสั่ง ตั่งค่าหน้ากระดาษ การตกแต่งสไลด์ใส่เอฟเฟกต์กลุ่มคำสั่งชุดรูปแบบ และการใส่พื้นหลัง กลุ่มคำสั่งพื้นหลัง

แถบการเปลี่ยน คือ แสดงคำสั่งเกี่ยวกับการเปลี่ยนหน้าของสไลด์ แบ่งเป็นกลุ่มคำสั่งแสดงตัวอย่าง กลุ่มคำสั่งการเปลี่ยนไปยังสไลด์นี้ และกลุ่มคำสั่งการกำหนดเวลา

แถบภาพเคลื่อนไหว คือ แสดงคำสั่งเกี่ยวกับการกำหนดภาพเคลื่อนไหว แบ่งเป็นกลุ่มคำสั่งแสดงตัวอย่าง กลุ่มคำสั่งภาพเคลื่อนไหว กลุ่มคำสั่งภาพเคลื่อนไหวขั้นสูง และกลุ่มคำสั่งการกำหนดเวลา

แถบการนำเสนอสไลด์ คือ แสดงคำสั่งเกี่ยวกับการนำเสนองาน แบ่งเป็นกลุ่มคำสั่งเริ่มการนำเสนอสไลด์ กลุ่มคำสั่งตั้งค่า และกลุ่มคำสั่งจอภาพ

แถบรีวิว คือ แสดงคำสั่งเกี่ยวกับการนำเสนองาน แบ่งเป็นกลุ่มคำสั่งการพิสูจน์อักษร กลุ่มคำสั่งข้อคิดเห็น และกลุ่มคำสั่งเปรียบเทียบ

แถบมุมมอง คือ แสดงคำสั่งเกี่ยวกับการเลือกมุมมองในการทำงานกับสไลด์แบ่งเป็นกลุ่มคำสั่งมุมมองการนำเสนอ กลุ่มคำสั่งมุมมองหลักกลุ่มคำสั่งแสดง กลุ่มคำสั่งย่อ/ขยาย กลุ่มคำสั่งสี/ระดับสีเทา กลุ่มคำสั่งหน้าต่าง และกลุ่มคำสั่งเมโคร

แถบรูปแบบ คือ แสดงคำสั่งในการจัดรูปแบบของตัวอักษร กล่องข้อความ แบ่งเป็นกลุ่มคำสั่งแทรกรูปร่าง กลุ่มคำสั่งสไตล์รูปร่าง กลุ่มคำสั่งสไตล์อักษรศิลป์ กลุ่มคำสั่งจัดเรียง กลุ่มคำสั่งขนาด

2. การใช้ซอฟต์แวร์ในการทํางาน
ซอฟต์แวร์ใน การทํางานเพื่อในระดับชั้นเรียนนี้ นักเรียนจะได้เรียนรู้ แก้ปัญหาต่างๆ ที่จะใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทํางาน ดังนี้ อย่างไรบ้าง

ใช้ซอฟต์แวร์ในการ พิมพ์เอกสาร โดยใช้โปรแกรมประมวลคําซึ่งมีหลักการคือจําลองหน้าจอคอมพิวเตอร์ให้เป็นเหมือนแผ่นกระดาษ ผู้ใช้งานสามารถพิมพ์เอกสารและสร้างภาพเพื่อประกอบข้อความได้
ใช้ซอฟต์แวร์ในการนำเสนองาน โดยใช้โปรแกรมตารางทํางานซึ่งมีหลักการ คือ มีกระดาษทําการหรือกระดาษคํานวณขนาดใหญ่ แล้วแบ่งเป็นช่องแต่ละช่องสามารถพิมพ์ตัวอักษร สูตรคํานวณต่าง ๆ
ใช้ซอฟต์แวร ์ในการ สร้างกราฟ โดยใช้โปรแกรมตารางทํางานซึ่งมีหลักการคือ การแปลผลข้อมูลที่ป้อนลงในโปรแกรมให้เป็นกราฟรูแบบต่าง ๆ ซึ่งสามารถโอนไฟล์ไปใช้ร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ
ใช้ซอฟต์แวร์ในการ ออกแบบ โดยใช้โปรแกรมในการออกแบบ โปรแกรมประเภทนี้มีหลักการคือออกแบบลงบนพื้นที่ว่างและมีเครื่องมือต่างๆ สําหรับออกแบบไว้ให้ผู้ใช้งานออกแบบตาต้องการ
ใช้ซอฟต์แวร์ใน
การนําเสนองาน โดยใช้ โปรแกรมนําเสนอ มีหลักการ คือ มีสไลด์และมีเครื่องมือช่วยให้ผู้ใช้สร้างภาพและตกแต่งสไลด์ และบันทึกเสียงประกอบนําเสนอผลงานได้
เมื่อจัดทําข้อมูลเพื่อนําเสนอโดยใช้โปรแกรมต่าง ๆ แล้ว ควรบันทึกโปรแกรมให้เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร รูปภาพ วิดีโอหรืองานอื่น ๆ เพื่อให้สะดวกในการทํางานต่อ และยัง ส่งต่องานให้คนอื่น รวมทั้งป้องกันการผิดพลาดต่าง ๆ ด้วย โดยควรปฏิบัติ ดังนี้
1. บันทึกไฟล์ด้วยชื่อที่จําง่าย และใส่ข้อมูลที่สําคัญอย่างวัน ที่ทํางาน จะช่วยในการหาไฟล์ในคอมพิวเตอร์ได้สะดวกรวดเร็ว
2. จัดการแฟ้มเอกสารโดยแยกประเภทไฟล์งานให้เป็น หมวดหมู่ เช่น หมวดเอกสาร หมวดรูป หมวดวิดีโอ หมวดเพลง
3. สํารองข้อมูลไฟล์งานไว้ในที่เก็บข้อมูลภายนอก เช่น แฟลชไดรฟ์ หรืออัปโหลดลงเว็บฝากข้อมูล เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย